Aminorar los costes de la empresa es una preocupación constante para los propietarios o sus directivos pero, a través de sencillas actuaciones, es posible reducir las facturas de los distintos departamentos. En este caso, mostramos que ahorrar en material de oficina y suministros informáticos es fácil si se siguen consejos como los que se muestran a continuación.
En primer lugar, es imprescindible hacer un estudio del material que se está utilizando en la oficina, para ver qué necesidades existen realmente y en qué elementos se está invirtiendo más dinero del preciso. Así, podremos realizar un pedido adaptado a nuestras necesidades sin gastar más de lo necesario, además de poder realizar pedidos al por mayor. A partir de aquí, podemos establecer una política de ahorro entre nuestros empleados, fomentando el uso responsable y estableciendo una serie de normas, como las siguientes.
El papel es uno de los elementos que más se usan en una oficina. En este sentido, puedes imprimir o fotocopiar documentos en el reverso de papel destinado a reciclar y hacerlo, siempre que sea posible, en blanco y negro, ya que es más económico que hacerlo a color. Además, en vez de comprar un toner nuevo, es recomendable que pienses en optar por la recarga del mismo para ahorrar en material de oficina y suministros informáticos.
Algunas empresas ya están empezando a instaurar sistemas de control de las impresiones que realizan los empleados, para limitar su uso a lo que realmente es importante. Esto conllevará que los trabajadores, por ejemplo, no impriman documentos sin revisar, ya que duplica el gasto al tener que volver a enviar la copia definitiva a la impresora.
Para ahorrar en papel, envía documentos o recordatorios en soporte informático, archiva la documentación pertinente en el ordenador o en la nube o envía facturas u otros documentos a través del correo electrónico, sustituyendo a la carta tradicional.
Por otro lado, en el caso de fax, es posible contratar servicios Web que no necesitan papel, al contrario que el sistema tradicional. Éste y otros consejos como reutilizar papel en vez de gastar post-ito sustituir las grapas por clips pueden ser otras medidas para ahorrar material de oficina y suministros informáticos.
