En función del tipo de trabajo o la compañía, la organización de viajes de negocios es más o menos frecuente y puede estar definida en mayor o menor medida. Aunque la empresa se encargue de comprar los billetes y reservar el alojamiento, existen otras gestiones de las que debe preocuparse el propio empleado y que son cruciales para evitar imprevistos tanto antes como durante la estancia.
En los últimos tiempos, cada vez más empresas están comenzando a incluir planes de ocio en los viajes de trabajo. Aunque no sea así, siempre es posible disfrutar en cierto modo del destino si se planifica bien la agenda de reuniones y tareas. En este artículo hemos hecho una recopilación de algunos puntos básicos para aprovechar al máximo esta modalidad de escapadas, tanto desde el punto de vista del trabajo como del descanso.
Consejos básicos para organizar un viaje de negocios correctamente
- La documentación en la organización de un viaje de negocios tiene la misma importancia que en uno de placer. Siempre es imprescindible llevar un documento de identificación, DNI o pasaporte en función del lugar de destino. Asimismo, también es importante informarse sobre si el país al que se va a viajar exige visado u otro tipo de documento. Junto a ello, no se puede olvidar el carnet de conducir en el caso de que se vayan a realizar desplazamientos en un coche de alquiler.
- A pesar de tratarse de un desplazamiento fuera del entorno habitual, la finalidad última es el trabajo. Por ello, es fundamental mantenerse conectado en todo momento, ya sea con un ordenador, una tableta o un teléfono móvil. En este sentido es indispensable tener conexión a Internet no sólo para trabajar, sino para mantener una comunicación continuada con la compañía, así como llevar siempre cargadores, baterías y dispositivos de almacenamiento. En función del lugar de destino, también será conveniente adoptar algunas medidas de seguridad para evitar que terceras personas accedan a información confidencial o se pierdan algunos datos importantes.
- Contratar un seguro de cancelación de viajes siempre es una buena opción. Dado que el mundo empresarial lleva un ritmo frenético, puede suceder que se anule el desplazamiento en el último momento. De esta forma, tanto el trabajador como la empresa recibirán una compensación por las molestias ocasionadas como consecuencia del cambio de planes.
- En la mayoría de las ocasiones, los viajes de negocios suelen ser breves. Por ello, uno de los aspectos básicos es organizar el tiempo al detalle. En general, las agendas son bastante apretadas repletas de reuniones, presentaciones y eventos corporativos, aunque también es necesario dejar espacio para planificar alguna actividad de ocio o descansar simplemente.
- Si es la primera vez que se visita un destino, es imprescindible informarse previamente sobre sus costumbres y cultura. Además de ayudar a desenvolverse con mayor comodidad en el nuevo país, esto también contribuye a que las relaciones de negocios tengan un mayor éxito. Es conveniente, sobre todo, conocer el nivel de peligrosidad que existe en el lugar para contratar personal de seguridad si fuera necesario o ponerse una vacuna determinada antes de emprender la marcha.
- Al igual que en cualquier otro viaje, también es necesario adaptar el equipaje a la duración de la estancia, el objetivo del periplo y el clima de la zona. Para moverse con una mayor comodidad, es aconsejable llevar el menor peso posible sin renunciar por ello a guardar en la maleta todos los elementos necesarios.
